كيف ينظم رواد الأعمال مهامهم اليومية؟

سألت شبكة "سي.إن.بي.سي" مجموعة من رواد الأعمال والمسؤولين التنفيذيين الناجحين عن طرق إدارتهم لقوائم المهام اليومية وصناديق البريد الإلكترونية المملوءة بالرسائل.

واختلف رواد الأعمال في طرق إدارتهم للوقت لكنهم اتفقوا جميعهم في نجاحهم الذي عاد بالنفع على حياتهم الشخصية بجانب أعمالهم.

1- رائد الأعمال "ماركوس ليمونيس" يعد "قوائم بالمهام الملغاة"
 

- يقول "ليمونيس": "أستيقظ مبكرا وأعد قائمة بخمسة أشياء علي إنجازها في ذلك اليوم، ودون استثناء ألزم نفسي بإنجازها جميعها".
 

- "إذا انتهى اليوم بإنجاز مهام أكثر فهذا عظيم لكن لدي دائما قائمة بمهام ملغاة. أقوم فقط بكتابة (التنبيه) ولدي أوراق صغيرة في خزانتي".

2- ماري كالهان إردوش تتحكم في "جدول أعمالها" ولا تدعه يتحكم بها
 

- تقول "كالهان" الرئيسة التنفيذية لإدارة الأصول في "جي.بي. مورجان": "إدارة جدول المواعيد هو أهم شيء خاصة مع انشغالك باستمرار واضطلاعك بالمزيد من المسؤوليات".
 

- تابعت تقول: "ينبغي عليك أن تركز تماما في التحكم في جدول مواعيدك وامتلاكك قوائم بما تحتاج من الآخرين وما يحتاجه الآخرون منك، وما هي الأمور القريبة التي تحتاج لتحرك سريع وما يمكن تنفيذه على الأمد الطويل".
 

- وتنصح كالهان  "إن لم تستطع أن تقف على رأس الأمر فسينتهي بك المطاف مملوكا له وهذه ليست طريقة للحفاظ على التنظيم".

3- رائد الأعمال "ديموند جون" يجيد طرقا إبداعية لتحقيق أقصى استفادة من الوقت
 

- يقول ديموند جونز مؤسس "فوبو": "إنني أحاول دائما تحقيق أقصى استفادة من الوقت. على سبيل المثال أتصفح البريد الإلكتروني وأنا على متن الطائرة بدلا من المكتب".
 

- "في المكتب أكلف فريقي بالتعامل مع أكبر قدر من الاجتماعات (بدلا مني) وأنخرط فيها (الاجتماعات) في الجزء الأخير منها".
 

- يقول ديموند جون أيضا: "عندما يكون لدي ارتباط شخصي أسعى أيضا إلى تحقيق أقصى استفادة من الوقت".

4- رائدة الأعمال "تراسي أندرسون" تكتب "مهامها" على ورق وترتبها حسب الأولويات
 

- تقول تراسي أندرسون: "لدي الكثير من الملاحظات المكتوبة. أكتب الكثير منها وأكتب أيضا الأفكار ثم أبدأ في تصور أي منها سأنفذه وأي منها سأقوم بتأجيله إلى وقت لاحق".
 

- تقول أندرسون: "نشأت لاعبة للشطرنج، ولذلك أعتقد أنه (أسلوب التنظيم) جزء مني إذ أحتاج إلى رؤية كل القطع أو المعوقات وأدرسها بنفسي".

5- الكاتب "نورمان لير" يعيش بفلسفة مكونة من كلمتين تتيح له التركيز والحضور
 

- يقول الكاتب والمنتج التلفزيوني نورمان لير: "أعتقد أن أقل كلمتين في الإنجليزية يتم إهمالهما هما "انتهى" و"التالي".

- يقول لير: "عندما ينتهي شيء فقد انتهى ونحن في التالي. إنني أعيش في هذه اللحظة. أعنيها بالضبط، هذه أفضل محادثة أخوضها وقد احتجت 93 عاما للوصول إليها".

6- "ليز ويسل" تستخدم بريدها الإلكتروني كقائمة مراجعة
 

- تقول رائدة الأعمال ليز ويسل: "مثل كثير من الرؤساء التنفيذيين أستخدم بريدي الإلكتروني كقائمة لمراجعة المهام. لا أخلد للنوم إلا بعد إنجاز كل ما لدي في قائمة المهام وهو ما يعني أن يكون صندوق البريد الإلكتروني الخاص بي خاليا.
 

- أضافت ويسل المؤسسة المشاركة لشركة  "WayUp" للوظائف أنها تستخدم خاصية في البريد الإلكتروني ترحل المهام غير العاجلة إلى اليوم التالي.

7- رائدة الأعمال كول توميه "تفصل" تماما
 

- تقول توميه المؤسسة المشاركة في "نوسا" لمنتجات الألبان: "من السهل أن يتشتت انتباهك بسبب البريد الإلكتروني أو الهاتف. عندما أكون في مشروع كبير أو أحتاج لإنجاز شيء بشكل جيد أغلق هاتفي وبريدي".

8- رائد الأعمال "جاك جروتزنجر" يحول قائمة "مهامه" إلى لعبة
 

- يقول جروتزنجر "إنني استمتعت بتحويل قائمة مهامي إلى لعبة. أترك لنفسي عددا تقريبيا من الدقائق لكل المهام وأعددت "برنامج كمبيوتر" يسجل لي عندما أبدأ وأنتهي في كل مرة".
 

- تابع جروتزنجر يقول: "في كل يوم أتحدى نفسي بتسجيل هدف محدد في مستوى الكفاءة وهو عدد من الدقائق الفعلية مقسم على الدقائق المتوقعة".
 

- أضاف قائلا: "أفضل جزء في ممارسة لعبة بمفردي هو أنني أملك كل جزء في لوحة القيادة".

9- رجل الأعمال "نيك هوزار" يستفيد من عطلة نهاية الأسبوع
 

- يقول المؤسس المشارك والرئيس التنفيذي لشركة "OfferUp": خطط لعملك واعمل لخطتك. إنني أخصص وقتا في أيام الأحد للتركيز على أولويات فريقي بكل قسم ثم أقضي الأسبوع في دعم الفريق نحو تنفيذ هذه الأولويات".

10- "أشيف ماوجي" يصنف بريده الإلكتروني كي يدير تدفق الرسائل
 

- يقول "أشيف ماوجي" الرئيس التنفيذي في Trust Science "إنني أقيم كم أحتاج من الوقت للرد على البريد الإلكتروني".
 

- تابع ماوجي "الرسائل التي تحتاج أقل من دقيقتين أرد عليها على الفور وبعد ذلك أرد على الرسائل التي تحتاج نحو عشر دقائق".
 

- "بهذه الطريقة الكل يصله الرد خلال 24 ساعة ولا تتراكم الرسائل. لأن تصفيته ومراجعته باستمرار يجعلني أكثر إنتاجا وخاويا من أي ضغوط والأهم من ذلك أن من يعتمدون علي تصلهم ردودي في الوقت المناسب".