"الأوراق المالية الإماراتية" توضح الإجراءات الخاصة بالجمعيات العمومية ومتطلبات قانون الشركات بشأن اعتماد دليل الحكومة

مبنى "هيئة الأوراق المالية والسلع"

أصدرت هيئة الأوراق المالية والسلع، تـعـمـيـما بشأن الإجراءات الخاصة بالجمعيات العمومية ومتطلبات قانون الشركات التجارية وقرار مجلس إدارة الهيئة فيما يخص اعتماد دليل حوكمة الشركات المساهمة العامة.

وأعلنت الهيئة في بيان لها نشره سوق دبي المالي، عن بعض التوضيحات والمتطلبات الخاصة بذلك والمتمثلة في ما يلي:

أولا: ضوابط التوكيلات في الجمعيات العمومية

يجب على جميع الشركات المساهمة العامة الالتزام بالتالي عند نشر الدعوة لعقد اجتماع الجمعية العمومية

لمساهمي الشركة:

- نشر مسودة إفصاح توضيحي بشأن اعتماد توكيلات ممثلي المساهمين مع دعوة الجمعية العمومية على موقع الشركة الإلكتروني وموقع السوق المالي المدرجة أسهم الشركة فيه (مرفق الإفصاح التوضيحي).

- على الشركة والمسجل التحقق من صحة التوكيلات والتأكد من أن التوقيع الوارد بالوكالة هو توقيع المساهم ومعتمد لدى إحدى الجهات المشار إليها بالمادة رقم 40  من قرار مجلس إدارة الهيئة بشأن دليل الحوكمة مع الاحتفاظ بكافة المستندات والتوكيلات الواردة من المساهمين.

ثانياً: ضوابط تعيين ممثلي المساهمين في الجمعيات العمومية

يجب على الشركة المساهمة العامة تعيين ممثلين أو أكثر عن المساهمين لحضور اجتماعات الجمعية العمومية

والتصويت على قراراتها بالنيابة عن المساهمين وتحديد أتعابهم، وذلك بعد الحصول على موافقة الجمعية العمومية حسب ما جاء نصه في البند (4) من المادة (40) من دليل الحوكمة وهو كالتالي:

1- تدرج الشركة على جدول الأعمال المرفق بإعلان الدعوة الموجه للمساهمين أسماء وبيانات الاتصال الخاصة بممثلي المساهمين الذين يجوز أن ينوبوا عن المساهمين في حضور اجتماعات الجمعية العمومية والتصويت على قراراتها.

2- تتحمل الشركة أتعاب ممثلي المساهمين المعينين.

3- يقوم المساهم بتوكيل الممثل المعين من خلال تعبئة نموذج التوكيل المرفق بإعلان الدعوة الموجه للمساهمين وإرساله إلى الشركة قبل خمسة أيام على الأقل من الموعد المحدد لانعقاد الجمعية العمومية، على أن يتضمن نموذج التوكيل بشكل واضح وصريح تعليمات المساهم للتصويت على البنود المدرجة في جدول أعمال الجمعية العمومية، على أن يتم مراعاة ما يلي:

- لا يجوز للممثل المعين التصويت على البنود الواردة في جدول أعمال الجمعية العمومية التي لم يصدر المساهم تعليمات التصويت بشأنها.

2- في حالة إدراج بند جديد إلى جدول أعمال الجمعية العمومية سنداً لنص المادة (180/2) من قانون الشركات، لا يجوز للممثل المعين التصويت على هذا البند ما لم يصدر المساهم تعليمات التصويت في هذا الشأن.

4- تحتسب الأسهم التي صدرت وكالات بشأنها ضمن النصاب القانوني لاجتماعات الجمعية العمومية.

5- لا تحتسب الأسهم التي لم يصدر المساهم تعليمات التصويت بشأنها ضمن النصاب القانوني لإصدار القرار.

6- يتوجب على الممثل المعين إدارة تعارض المصالح بين مهامه كممثل معين وعلاقته بالشركة والإفصاح عنها.

7- يتوجب على الممثل المعين حضور الاجتماع شخصياً ولا يجوز له أن ينيب عنه شخص آخر لحضور الاجتماع.

8- يجب على الممثل المعين للإنابة عن المساهمين قبول الإنابة عن كل مساهم بحسب أسبقية تقديم الطلبات إليه.

9- لا يجوز تجزئة الأسهم لأكثر من ممثل، أو قبول الممثل لجزء من أسهم المساهم.

ثالثاً: إقرار الاستقلالية

يجب على الشركة التقيد بالأحكام الخاصة باستقلالية عضو مجلس الإدارة المستقل الواردة وقرار رئيس مجلس إدارة الهيئة رقم (3/ر.م.) لسنة 2020 بشأن اعتماد دليل حوكمة الشركات المساهمة العامة، حيث إن الشروط التي يجب الالتزام بها هي كالتالي:

1- تنتفي صفة الاستقلالية عن عضو مجلس الإدارة على وجه الخصوص في الحالات التالية:

- إذا كان العضو أو أي من أقاربه حتى الدرجة الثانية يعمل أو قد عمل في الإدارة التنفيذية العليا في الشركة أو الشركة الأم أو الشركة التابعة لها خلال العامين الأخيرين السابقين لتاريخ ترشحه لعضوية مجلس الإدارة.

- إذا كان للعضو أو أحد أقاربه من الدرجة الأولى مصلحة مباشرة أو غير مباشرة في العقود والمشاريع التي تعقد مع الشركة أو الشركات التابعة لها خلال العامين الأخيرين وتجاوزت هذه الصفقات في مجموعها نسبة  5% من رأس مال الشركة المدفوع أو مبلغ خمسة ملايين درهماً أو ما يعادلها من عملة أجنبية أيهما أقل إلا إذا كانت العلاقة مما يدخل في طبيعة عمل الشركة ودون شروط تفضيلية.

- إذا كان يعمل أو كان قد عمل لدى الشركة أو الشركات التابعة لها خلال العامين الأخيرين السابقين لتاريخ شغله لعضوية مجلس الإدارة.

- إذا كان يعمل أو كان شريكاً بشركة تقوم بأعمال استشارية للشركة أو أي من الشركات الأم أو التابعة أو الشقيقة أو الحليفة لها خلال العامين الأخيرين.

- إذا كان لديه أي عقود خدمات شخصية مع الشركة أو أي من الشركات الأم أو التابعة أو الشقيقة أو الحليفة لها خلال العامين الأخيرين.

- إذا كان مرتبطًا مباشرة بإحدى الجهات التي لا تهدف إلى الربح والتي تتلقى قدراً كبيراً من التمويل من الشركة أو الشركات التابعة لها.

- إذا كان العضو أو أحد أقاربه شريكاً لمدقق حسابات الشركة أو موظفاً لديه، أو إذا كان خلال العامين الأخيرين السابقين لتاريخ شغله لعضوية مجلس الإدارة شريكاً أو موظفاً لدى مدققي حسابات الشركة.

- إذا بلغت ملكيته هو أو الأبناء القصر أو كليهما في رأسمال الشركة نسبة (10%) فأكثر.

- إذا اختير عضو مجلس الإدارة لمدة رابعة متتالية.

2- لا تتأثر استقلالية عضو مجلس الإدارة لسبب عائد فقط لكون عضو مجلس الإدارة موظفاً لدى الشركة الأم أو أي من الشركات التابعة لها في حال كانت أي منها جهة حكومية أو شركة مملوكة بما لا يقل عن (75%) من الحكومة أو أي من الشركات التابعة لها للحكومة.

رابعاً: التقرير المتكامل

يجب على الشركات الالتزام بالإفصاح عن التقرير المتكامل كما هو منصوص عليه في المادة رقم (76) من الدليل الحوكمة والتي نصت على التالي:

1- إضافة إلى القوائم المالية المُدققة والمعلومات غير المالية، تلتزم الشركة بالإفصاح عن التقرير المتكامل.

2- يستند الإفصاح المتكامل إلى المبادئ التوجيهية الآتية: (التركيز الاستراتيجي، التوجيه المستقبلي، ترابطية المعلومات، الاستجابة وشمولية أصحاب المصالح، الإيجاز والموثوقية والجوهرية).

3- يكون الإفصاح عن التقرير المتكامل بإحدى الطريقتين الآتيتين:

- تقرير على مستوى عال يتضمن تقارير تفصيلية تتضمن الأمور المالية والتشغيلية التي تؤثر إيجابًا على قدرة الشركة في خلق القيمة.

- الإفصاح عن جزء مُميز وبارز وقابل للاطلاع عليه من تقرير آخر يشمل كذلك القوائم المالية السنوية والتقارير الأخرى.

4- يتولى مجلس الإدارة الإشراف على نشر تقارير متكاملة تجمع الأفرع المختلفة من التقارير (المالية والتعقيبية الإدارية وتقارير الحوكمة والمكافآت وتقارير الاستدامة)  ككل متماسك بما يبيّن قدرة المؤسسة على خلق القيمة والإبقاء عليها.

5- يشمل التقرير المتكامل ما يلي: تقرير مجلس الإدارة، تقرير مدقق الحسابات، البيانات المالية السنوية وإيضاحاتها، تقرير الحوكمة، تقرير الاستدامة، تقرير لجنة الرقابة الشرعية إن وجد.

6- لا يشمل التقرير المتكامل تقارير قائمة على الامتثال.

7- الإفصاح المتكامل لكل شركة قد يكون مختلفا ويتمحور حول نموذج الأعمال الخاص بالشركة".

تقرير الاستدامة (الإفصاح البيئي والاجتماعي والحوكمة)

تتطلب مبادئ الاستدامة من الشركات تبني استراتيجية طويلة الأجل بهدف تعظيم الربح وتقليل التكاليف والحفاظ على البيئة وتنمية المجتمع، وبالتالي يتعين على الشركة إعداد تقرير الاستدامة على أن يشمل استراتيجية الشركة على المدى الطويل والتأثير المتوقع في المجالات التالية: المجال البيئي، المجال الاجتماعي، المجال الاقتصادي والحوكمة.

وعلى الشركات الالتزام بمعايير المبادرة العالمية GRI والمعايير والمتطلبات الخاصة بالاستدامة الصادرة عن الأسواق، ويجب على الشركات الإفصاح عن تقرير الاستدامة بشكل سنوي ضمن التقرير المتكامل.

توقيت الإفصاح عن التقرير المتكامل

يتم الإفصاح عن التقارير التالية في موعد أقصاه 90 يوما من نهاية السنة المالية أو قبل موعد الجمعية العمومية أيهما أقرب: تقرير مجلس الإدارة، تقرير مدقق الحسابات البيانات المالية السنوية وإيضاحاتها، تقرير لجنة الرقابة الشرعية إن وجد.

يتم إتاحة تقرير الحوكمة لكافة مساهمي الشركة قبل تقديم طلب للهيئة للموافقة على عقد اجتماع الجمعية العمومية السنوي (مرفق نموذج تقرير الحوكمة في الرابط الموضح أدناه ).

بالنسبة لتقرير الاستدامة عن عام 2020 والذي يتم الإفصاح عنه في هذا العام فيتوجب على الشركة الإفصاح عنه في موعد أقصاه ستة أشهر من نهاية السنة المالية وعلى الشركات مراجعة الأسواق بشأن المعايير والمتطلبات الخاصة بالاستدامة الصادرة عن الأسواق.

خامساً: مدقق الحسابات الخارجي للشركات المساهمة العامة

تُعين الجمعية العمومية شركة تدقيق حسابات لمدة سنة قابلة للتجديد ولا يجوز تفويض مجلس إدارة الشركة في هذا الشأن، على ألا تتولى شركة التدقيق عملية التدقيق بالشركة لمدة تزيد على 6 سنوات مالية متتالية من تاريخ توليها مهام التدقيق بالشركة، ويتعين في هذه الحالة تغيير الشريك المسؤول عن أعمال التدقيق للشركة بعد انتهاء 3 سنوات مالية.

سادساً: سياسة مكافأة رئيس وأعضاء مجلس الإدارة

على الشركة المساهمة العامة الالتزام بآلية صرف مكافأة رئيس وأعضاء مجلس الإدارة على أن تكون السياسة معتمدة من الجمعية العمومية للشركة، وذلك حسب ما هو منصوص عليه في المادة  29 من دليل الحوكمة والتي نصت على:

- تتكون مكافأة رئيس وأعضاء مجلس الإدارة من نسبة مئوية من الربح الصافي على ألا تتجاوز  10% من تلك الأرباح للسنة المالية بعد خصم كل من الاستهلاكات والاحتياطيات .

- يجوز للشركة أن تدفع نفقات أو رسوما أو علاوات إضافية أو راتباً شهرياً إلى أعضاء مجلس إدارتها بما يتفق مع السياسات التي تقترحها لجنة الترشيحات والمكافآت ويراجعها مجلس الإدارة وتعتمدها الجمعية العمومية للشركة، وذلك إذا كان العضو يعمل في أي لجنة أو يبذل جهوداً خاصة أو يقوم بأعمال إضافية لخدمة الشركة فوق واجباته العادية كعضو في مجلس إدارة الشركة، ولا يجوز صرف بدل حضور لرئيس أو عضو مجلس الإدارة عن اجتماعات المجلس .

- تخصم من مكافأة رئيس وأعضاء مجلس الإدارة الغرامات التي تكون قد وُقعت على الشركة من الهيئة أو السلطة المختصة بسبب مخالفات مجلس الإدارة لقانون الشركات أو للنظام الأساسي للشركة خلال السنة المالية المنتهية، وللجمعية العمومية عدم خصم تلك الغرامات أو بعضها إذا تبين لها أن تلك الغرامات ليست ناتجة عن تقصير أو خطأ من مجلس الإدارة.

سابعاً: استقلالية أمين سر مجلس الإدارة

يعين مجلس الإدارة أمين سر مستقلا عن إدارة الشركة يتبع المجلس مباشرةً، ومن غير أعضاء المجلس، وله الاستعانة بطرف خارجي، وتُحدد اختصاصاته ومكافآته بقرار من مجلس الإدارة، ما لم ينص النظام الأساسي على أحكام تتعلق بها.

ثامنا: سريان تطبيق قرار دليل الحوكمة على البنوك

بموجب التعديل الجديد على المادة (6) من قانون الشركات التجارية ومضمونه الآتي "مع مراعاة متطلبات المصرف المركزي فيما يتعلق بالمنشآت المالية الخاضعة لرقابته وإشرافه، يصدر الوزير القرار المنظم للحوكمة بالنسبة للشركات فيما عدا الشركات المساهمة العامة فيصدر مجلس إدارة الهيئة قرار الحوكمة المنظم لها ويتعين أن يتضمن قرار الحوكمة القواعد والضوابط والأحكام التي يجب على الشركات الالتزام بها".

يسري دليل الحوكمة على المنشآت الخاضعة لإشراف ورقابة الهيئة.

وتنص المادة (104/1) من ذات المرسوم بقانون على أنه: "يضع المصرف المركزي الإطار العام لحوكمة المنشآت المالية المرخصة ويضع كذلك الأنظمة والقواعد الخاصة بتنظيم أعمال مجالس إداراتها ويحدد الشروط الواجب توفرها في مرشحي عضوية مجالس إداراتها والشروط الخاصة بتعيين كبار موظفيه، على أن تلتزم المنشآت المالية المرخصة المدرجة في الأسواق المالية في الدولة بالحد الأدنى لمتطلبات الحوكمة الصادرة من السلطة الرقابية المعنية".

تاسعا: أهم التعديلات التي تضمنها المرسوم بقانون اتحادي رقم (26) لسنة 2020 بشأن تعديل القانون الاتحادي رقم (2) لسنة 2015  في شأن الشركات التجارية:

- المادة رقم (172) إعلان الدعوة لاجتماع الجمعية العمومية: باستثناء اجتماع الجمعية العمومية المؤجل لعدم اكتمال النصاب يكون توجيه الدعوة لانعقاد ·اجتماع الجمعية العمومية بعد موافقة الهيئة إلى جميع المساهمين، وفقا للضوابط والشروط التي يصدر بها قرار من الهيئة بهذا الشأن.

- المادة رقم (180) صلاحيات الجمعية العمومية: باستثناء من أحكام البند (1) من هذه المادة يكون للجمعية العمومية حق المداولة في الوقائع الخطيرة التي تكتشف أثناء الاجتماع، وإذا طلبت الهيئة أو مساهم أو عدد من المساهمين يملكون نسبة لا تقل عن 5% من أسهم رأسمال الشركة، وذلك قبل البدء في مناقشة جدول أعمال الجمعية العمومية، إدراج بند أو بنود إضافية بجدول أعمال الجمعية وجب على رئيس الاجتماع إدراج البند أو البنود على جدول الأعمال، وتصدر الهيئة قراراً تحدد فيه الشروط الواجب مراعاتها لإدراج بند جديد إلى جدول أعمال الجمعية العمومية.

- المادة رقم (182) رئاسة الجمعية العمومية: يرأس الجمعية العمومية رئيس مجلس إدارة الشركة وفي حالة غيابهِ يرأسها نائبه وفي حال غيابهما يرأسها أي عضو من أعضاء مجلس الإدارة يختاره مجلس الإدارة لذلك، وفي حال عدم اختيار مجلس الإدارة للعضو يرأسها أي شخص تختاره الجمعية العمومية، كما تعين الجمعية مقرراً للاجتماع، وإذا كانت الجمعية تبحث في أمر يتعلق برئيس الاجتماع وجب أن تختار الجمعية من بين المساهمين من يتولى رئاسة الاجتماع خلال مناقشة هذا الأمر.

- المادة رقم (186) التصويت على قرارات الجمعية العمومية: يحدد النظام الأساسي للشركة طريقة التصويت على قرارات الجمعية العمومية، ومع ذلك يجب أن يكون التصويت سريا إذا تعلق بانتخاب أعضاء مجلس الإدارة أو بعزلهم أو بمساءلتهم، ويجوز أن يكون التصويت في اجتماعات الجمعية العمومية باستخدام آلية التصويت الإلكتروني شريطة الالتزام بالضوابط والشروط الصادرة عن الهيئة بهذا الشأن، ولا يجوز لأعضاء مجلس الإدارة الاشتراك في التصويت على قرارات الجمعية العمومية الخاصة بإبراء ذمتهم من المسؤولية عن إدارتهم أو التي تتعلق بمنفعة خاصة لهم أو المتعلقة بتعارض المصالح أو بخلاف قائم بينهم وبين الشركة.

- المادة رقم (193) رأس مال الشركة المساهمة العامة: يجب ألا يقل الحد الأدنى لرأس المال المصدر للشركة المساهمة العامة عن ثلاثين مليون درهم ويجوز تعديل هذا الحد بقرار من مجلس الوزراء بناء على اقتراح من رئيس مجلس إدارة الهيئة، حيث إنه تم إلغاء رأس المال المصرح به ، ويجب على الشركات التي ترغب بزيادة رأسمالها ضمن رأس المال المصرح به أن يصدر قرار خاص من جمعياتها العمومية بزيادة رأس المال وبعد موافقة الهيئة.

- المادة رقم (238) نشر البيانات المالية السنوية: تنشر البيانات المالية السنوية للشركة وفق الضوابط التي تحددها الهيئة، وتودع نسخة منها لدى كل من الهيئة والسلطة المختصة.