ما هي خُطة استمرارية الأعمال؟ وكيف يتم إعدادها؟

يُقصد بخطة استمرارية الأعمال (BCP) أي نظام الوقاية من التهديدات المحتملة التي يمكن أن تحيق بالشركة وسرعة التعافي في حالة وقوعها، وتشمل الخطة حماية موظفي وأصول الشركة وضمان قدرتهم على العمل بسرعة في حالة وقوع كارثة.

وتتضمن الخطة تحديد جميع المخاطر التي يمكن أن تؤثر على عمليات الشركة، مما يجعلها جزءًا مهمًّا من استراتيجية إدارة المخاطر في المؤسسة.

قد تشمل المخاطر الكوارث الطبيعية مثل الحرائق أو الفيضانات أو الأحداث المتعلقة بالطقس أو الهجمات الإلكترونية. بمجرد تحديد المخاطر، يجب أن تتضمن الخطة العناصر الآتية:

- تحديد أية تأثيرات لهذه المخاطر على العمليات.

- تنفيذ الإجراءات الوقائية للتخفيف من حدة المخاطر.

- التأكّد من أن إجراءات الاختبار تعمل على ما يرام.

- مراجعة العملية للتأكد من أنها محدثة.

فوائد خطة استمرارية الأعمال

- تعد الخطة جزءًا في غاية الأهمية من أي عمل تجاري؛ إذ إن أية تهديدات أو مخاطر يمكن أن تتمخض عن وقوع خسائر في الإيرادات وارتفاع التكاليف مما يؤدي إلى انخفاض الربحية.

- ولا يمكن الاعتماد على التأمين وحده لأنه لا يغطي جميع التكاليف وخسارة العملاء الذين ينتقلون إلى الشركات المنافسة.

- لنأخذ على سبيل المثال شركة تمويل كبرى. تشمل خطة استمرارية الأعمال لها خطوات من قبيل نسخ ملفات الكمبيوتر والعملاء احتياطيًا خارج الموقع. وبالتالي، إذا ألم خطب ما بمكتب الشركة، فسيظل بإمكان مكاتبها الفرعية الوصول إلى المعلومات المهمة.

كيفية إنشاء خطة استمرارية الأعمال

هناك العديد من الخطوات التي يجب على العديد من الشركات اتباعها لتطوير خطة عمل مستمرة قوية. وهي تشمل:

- تحليل تأثير الأعمال: تحدد الشركة الوظائف والموارد ذات الصلة الحساسة للوقت.

- التعافي: يجب على الشركة تحديد خطوات استعادة وظائف العمل المهمة وتنفيذها.

- التنظيم: يجب إنشاء فريق على الفور -ويسمى فريق الاستمرارية- لإدارة أية أعطال قد تطرأ.

- التدريب: يجب تدريب هذا الفريق واختباره على أعلى مستوى لمتابعة تنفيذ الخطة والاستراتيجيات.

 قد تجد الشركات أيضًا أنه من المفيد وضع قائمة مراجعة تتضمن تفاصيل أساسية مثل معلومات الاتصال في حالات الطوارئ، وقائمة بالموارد التي قد يحتاجها فريق الاستمرارية، حيث يتم تخزين البيانات الاحتياطية وغيرها من المعلومات المطلوبة، والموظفين المهمين الآخرين.

إلى جانب اختبار فريق الاستمرارية، يجب على الشركة أيضًا اختبار الخطة نفسها عدة مرات للتأكد من أنه يمكن تطبيقه على العديد من سيناريوهات المخاطر المختلفة.

سيساعد هذا في تحديد أي نقاط ضعف في الخطة والتي يمكن بعد ذلك تحديدها وتصحيحها.

خطة استمرارية الأعمال مقابل خطة التعافي من الكوارث

- إن خطط استمرارية الأعمال وخطط التعافي من الكوارث متشابهان في طبيعتهما، ولكن تركز الأخيرة على البنية التحتية للتكنولوجيا وتكنولوجيا المعلومات.

- في حين تعد خطط استمرارية الأعمال أكثر شمولاً - حيث تركز على المؤسسة بأكملها، مثل خدمة العملاء وسلسلة التوريد وتقليل التكاليف أو الخسائر الإجمالية.

- أيضًا تميل خطط التعافي من الكوارث إلى إشراك موظفي تكنولوجيا المعلومات فقط، وهم الذين ينشئون السياسة ويديرونها. أما خطط استمرارية العمل فتميل إلى إشراك المزيد من الموظفين المدربين على العمليات المحتملة.

المصدر: انفستوبيديا (Investopedia)