روبوتات المحادثة تتحول لشركاء لإدارات الموارد البشرية الحديثة

 استخدامات روبوت المحادثة

تأهيل الموظفين الجدد

تساعد روبوتات المحادثة الخاصة بالموارد البشرية الموظفين الجدد من خلال الإجابة على أسئلة حول التسجيل وامتيازات الموظف وسياسة الشركة وقواعدها وما إلى ذلك.

يمكنها أيضًا تقديم تذكيرات حول التدريب المطلوب والأعمال الورقية المطلوب إنجازها.

معاملات الموارد البشرية

يمكن لروبوتات المحادثة إكمال مهام الموارد البشرية الروتينية مثل الإبلاغ عن أيام المرض، وحجز غرف الاجتماعات، وتقديم طلبات الإجازات، وما إلى ذلك.

الاتصال بالموارد البشرية

عندما لا يتمكن روبوت المحادثة من الإجابة على سؤال بنفسه، يمكنه ربط الموظفين مباشرة بممثل الموارد البشرية للمتابعة الفورية.

تحليل بيانات الموارد البشرية

توفر المحادثات التي يجريها روبوت المحادثة مع الموظفين بيانات قيمة يمكن للموارد البشرية تحليلها لتحسين تجربة الموظف.

الأسباب التي تشجع فرق الموارد البشرية على استخدام روبوت المحادثة

تحسين تجربة الموظفين

توفر روبوتات المحادثة الخاصة بالموارد البشرية للموظفين إمكانية الوصول الفوري على مدار الساعة وطوال أيام الأسبوع إلى دعم ومعلومات الموارد البشرية.

يؤدي هذا إلى زيادة رضا الموظفين حيث تتم معالجة الأسئلة والاحتياجات الشائعة بسرعة وسهولة عبر المحادثة الحوارية.

زيادة كفاءة الموارد البشرية

تعمل روبوتات المحادثة على أتمتة مهام الموارد البشرية المتكررة مثل الإجابة على الأسئلة الشائعة، وتوفير معلومات السياسة، وجمع مستندات الموظفين.

وهذا يوفر على موظفي الموارد البشرية وقتًا طويلاً حتى يتمكنوا من التركيز على المزيد من المهام الاستراتيجية.

مشاركة المعلومات المتسقة

على عكس الممثلين البشريين، تقدم روبوتات المحادثة نفس الإجابات على الأسئلة الشائعة في كل مرة.

وهذا يضمن حصول الموظفين دائمًا على معلومات دقيقة ومتسقة.

الوصول الموسع للموارد البشرية

يمكن الوصول إلى روبوتات المحادثة الخاصة بالموارد البشرية في أي وقت ومن أي مكان على مستوى العالم من خلال تطبيقات المراسلة والويب والهاتف المحمول وما إلى ذلك.

تكاليف أقل

تضمن روبوتات المحادثة الحد من هدر الوقت في أداء مهام روتينية تستغرق وقتاً طويلاً مثل حفظ السجلات أو توثيقها يدوياً.

وبالتالي، تحصل على بيانات وحسابات صحيحة وبتكلفة أقل لعدم الحاجة إلى عمليات مراجعة وتدقيق للعمل المُنجز.

تحديات تطوير روبوتات المحادثة

خصوصية البيانات وسلامتها

نظرًا لأن روبوتات المحادثة الخاصة بالموارد البشرية تتعامل مع بيانات الموظفين الحساسة مثل المعلومات الصحية والتعويضات وسجلات الأداء، فإن خصوصية البيانات وأمنها هي أحد مخاوف التنفيذ الرئيسية.

يجب على المنظمات التي تتطلع إلى تعميم روبوتات المحادثة الخاصة بالموارد البشرية التفكير في اتخاذ الخطوات التالية:

1- إجراء العناية الواجبة الشاملة في بروتوكولات أمن بيانات الموظفين، والتأكد من أن التشفير وضوابط الوصول وحماية الأمن السيبراني تلبي معايير الصناعة.

2- تقييم بيانات الموظف التي ستتم مشاركتها مع روبوت المحادثة وأنظمة الواجهة الخلفية الخاصة به.

3- تنفيذ ضوابط وصول قوية تحدد موظفي الموارد البشرية الذين يمكنهم عرض بيانات الموظفين التي يجمعها روبوت المحادثة.

4- وضع إجراءات صارمة لحوكمة البيانات لإدارة وحماية بيانات الموارد البشرية داخل نظام روبوت المحادثة.

5- إبلاغ الموظفين بوضوح بالبيانات التي سيتم جمعها وكيف سيتم استخدامها للحفاظ على الشفافية والثقة.

إدارة التغيير بفاعلية

يتضمن اعتماد روبوت المحادثة الخاص بالموارد البشرية الابتعاد عن النماذج التقليدية لتقديم خدمات الموارد البشرية.

يمكن أن يتردد موظفو الموارد البشرية في البداية في تسليم المهام الأساسية إلى روبوت.

تساعد إدارة التغيير بعناية على تسهيل هذا التحوّل:

1- طرح روبوت المحادثة بشكل تدريجي، بدءًا من أسئلة الموارد البشرية غير الحرجة لبناء الثقة، ثم توسيع نطاقها ببطء بمرور الوقت.

2- توفير التدريب للموظفين والموارد البشرية حول أفضل السبل للاستفادة من روبوت المحادثة ودمجه في سير العمل.

من خلال التواصل المناسب والتدريب والتحسين المتكرر، يمكن للمؤسسات ضم الموظفين والموارد البشرية بسلاسة لتبني خدمات الموارد البشرية بمساعدة الذكاء الاصطناعي.

إعداد التكنولوجيا

يتطلب استخدام روبوت المحادثة الخاص بالموارد البشرية اختيار إما حل مورد خارجي أو مبنى داخلي:

يسمح البناء الداخلي بالتخصيص الكامل بما يتماشى مع احتياجات الموارد البشرية الفريدة للمؤسسة. لكنه يتطلب موارد هندسية كبيرة لتطوير الذكاء الاصطناعي وتدريبه المستمر.

يجب أن تزن الشركات إيجابيات وسلبيات الشراء مقابل البناء في ضوء ميزانيتها وجدولها الزمني وقدراتها الفنية.

يتطلب أي من الطريقين تخطيطًا دؤوبًا، ولا شكّ أن عائد الاستثمار يجعل روبوتات المحادثة الخاصة بالموارد البشرية استثمارًا ذكيًا طويل الأجل.