8 أسرار لحسن إدارة الوقت

نصائح لحسن تنظيم الوقت

      النصيحة                                                                الشرح

01-لا يمكن إدارة الوقت لكن يمكن إدارة النفس

الحقيقة الواقعة هي أن اليوم لا يضم سوى 24 ساعة فقط، وهو ما يدركه الناجحون، فلا يضيعون أوقاتهم في اعداد القوائم والجداول لمحاولة تنظيم هذه الساعات، وإنما يحرصون على تنظيم أنفسهم وأولوياتهم.

02-عبارات تثبط العزيمة

لا يميل الناجحون لاستخدام عبارات مثل "هناك الكثير من المهام لإنجازها" أو “لا يوجد وقت كاف لكل هذا"، فهذه العبارات تصيب المرء باليأس وتثبط عزيمته عن العمل فلا يتم انجاز أي شيء.

فالأذكياء يدركون أن هناك دائما الكثير من المهام المطلوب إنجازها، ويدركون كذلك أن الوقت لا يسمح عادة بإنجاز كافة المهام المطلوبة دفعة واحدة، ويتأقلمون مع هذا الواقع، أما تكرار هذه الشكاوى فيدفع الشخص للشعور بأنه ضحية وأنه لا يسيطر على الأمور جيداً، فيبدأ بإلقاء اللوم على الظروف الخارجة عن إرادته مما يحد من قدرته على الإنجاز.

03-الاسراف في الأولويات يضيعها جميعاً

"الأولويات" هي عدد محدود من المهام الأكثر إلحاحاً واستحقاقاً بالاهتمام، فلا يمكن تحديد عدد كبير من هذه الأولويات المطلوب إنجازها في وقت ضيق، وعلى المرء أن يدرب نفسه على كيفية ترتيب أولوياته وفقاً لأهميتها في أي وقت، لكن تكدس المهام المطلوب إنجازها على وجه السرعة ينتج في الغالب عن عدم إنجاز أي منها على النحو المطلوب فتضيع جميعاً.

04-المبالغة في الأولويات يصيب المرء بالشلل

ويؤكد الخبراء أن المبالغة في عدد الأولويات يصيب الإنسان بالعجز عن اتخاذ القرار، لذلك يجب أن يكون واقعياً في تحديد المهام الأولى بالاهتمام، فعلى سبيل المثال إذا حدد المرء 2-3 مهام لإنجازها فسينجح في إنجازها جميعاً، وإذا حدد 4-10 مهام فلن ينجز سوى مهمة واحدة أو اثنتين، وكلما زاد العدد كلما زاد شعوره بالارتباك والعجز عن التفكير واتخاذ القرار السليم.

05-خطة غير واقعية لتنظيم الوقت

الكثيرون يقعون في هذا الخطأ، وهو اعداد قوائم طويلة من الأعمال المطلوب اتمامها والتي يتجاوز الوقت المطلوب لإنجازها الوقت المتاح بالفعل، وينصح الخبراء هذه الفئة بأن تقدر الوقت اللازم لإتمام كل عمل من هذه الأعمال على حدة، ثم تحسب الفترة اللازمة لإتمامها جميعاً، وستكتشف أنها تتجاوز ساعات اليوم الـ 24.

ويتكرر هذا الخطأ في كل مرة يقوم فيها الشخص بإعداد قائمة بالأعمال المطلوب إنهاءها، وفي كل مرة يقدم لنفسه أعذارا جديدة كأنه سيسرع من أدائه وتركيزه، فيصل إلى نفس النتيجة بعدم إنجاز ما يريده في الوقت الذي حدده لنفسه، ويُنصح هؤلاء الأشخاص بإعداد خطة واقعية لإنهاء الأعمال.

06-برنامج غير مكتمل

لفت الموقع إلى أن عيوب قوائم المهام غير الواقعية لا تقتصر فقط على إدراج كثير من المهام وإنما تشمل أيضاً إغفال إدراج كثير من الأنشطة اليومية العادية مثل الرد على مكالمة هاتفية أو الرد على رسالة إلكترونية أو أوقات النوم أو تناول الطعام، وجميعها أنشطة تقتطع من الوقت دون أن يشعر الإنسان، وعدم وضعها في الاعتبار يجعل خطة تنظيم الوقت غير فاعلة.

07-تقبل الواقع

طالما ظل المرء موقناً بأنه عليه إنجاز كل شيء فسيظل دائماً محبطاً وغير منجز، وطالما ظل منكراً لحقيقة أن الوقت قد لا يتسع لكل ما يريد فسيظل عاجزاً عن تحديد الأولويات الأهم في حياته.

08-كيفية مواجهة كثرة المهام المطلوب إنجازها

عندما يواجه الشخص الكثير من المهام المطلوب إنجازها عليه أن يتخذ بضع خطوات لتنظيم ذلك، فيمكنه تأجيل المهام التي تحتمل الانتظار، وتجاهل الأنشطة اليومية التقليدية وغير الضرورية وحذفها من قائمة أعماله في هذا اليوم، وتقليص قائمة المهام إلى 2-3 مهمات فقط ثم تنظيم ساعات اليوم لإنجاز هذه المهام المحددة والتركيز عليها دون غيرها.