ما المهام التي يسندها رواد الأعمال الناجحون إلى مساعد إفتراضي؟

يعاني رواد الأعمال في كثير من الأحيان من تراكم الأعمال الشاقة عليهم، حتى يصلوا إلى مرحلة لا يمكنهم فيها الإيفاء بالمواعيد النهائية للمشروع بسبب تحملهم عمل يفوق طاقتهم.
 

ويأتي هنا دور المساعد الإفتراضي (العاملون عن بعد)، فجميع أصحاب المشروعات الناجحة لديهم مساعد إفتراضي (أو فريق من المساعدين الإفتراضيين) للمساعدة في المشروعات المختلفة، أو القيام بالمهام الإدارية.
 

لماذا يجب تعيين مساعد إفتراضي؟
 

- إذا كان هدف رائد الأعمال بناء شركة ناجحة، فعليه توظيف آخرين للعمل معه، ومن الجيد اختيار أول الموظفين من المساعدين الإفتراضيين.

- يعطي توظيف المساعد الإفتراضي فرصة لرؤية التحديات الحقيقية لتفويض مهام العمل إلى آخرين وكيفية إدارتهم.

- يشمل تفويض المهام التدريب المناسب والتعليم والاستفادة من نقاط القوة الموجودة لدى المساعد، وهو المفتاح لعلاقة ناجحة بين رائد الأعمال والمساعد الإفتراضي.

- سوف تستغرق هذه العملية وقتًا وتواصلاً لضمان شرح المهام والتوقعات بالتفاصيل للمساعد الإفتراضي.
 

ما هي المهام التي يقوم بها المساعد الإفتراضي؟
 

- يتردد العديد من رواد الأعمال في الاستعانة بمساعد إفتراضي، لأنهم لا يعرفون من أين يبدأون.

- نشرت مجلة "إنتربنور" تقريرًا يتضمن المهام الأكثر شيوعًا ألتي يسندها رواد الأعمال الناجحون إلى المساعدين الإفتراضيين.

1- تحسين محرك البحث ووسائل التواصل الاجتماعي
 

- يقول "جوش ستيمل" مؤسس شركة " Influencer Inc"، إن لديه فريق من المساعدين الإفتراضيين الذين يساعدونه في إدارة مواقع التواصل الاجتماعي، وتحسين محركات البحث.

- يساعد هؤلاء المساعدون في البحث عن المحتوى الخاص بالشركة، والتأكد من ظهوره في ترتيب متقدم في محركات البحث.

2- المهام المتكررة والقابلة للتكرار
 

- تقول "ليديا لي" مؤسسة شركة " Screw The Cubicle" -التي تساعد الموهوبين على إعادة استخدام مهاراتهم في عمل هادف ومستقل- إنها توظف مساعدين إفتراضيين للقيام بالمهام المتكررة.

- المهام المتكررة هي التي لا تختفي من قائمة المهام طوال أسابيع متتالية، ويتطلب القيام بها إجراء العمليات نفسها.

- بالتالي لا تحتاج المهام المتكررة إلا لتدريب المساعد الإفتراضي تدريبًا بسيطًا، مما يوفر وقت القيام بها للقيام بأعمال أكثر أهمية.

- يتم تفويض المهام المتكررة إلى مساعدين إفتراضيين، ومن هذه المهام نشر المدونات، وإنشاء عروض تقديمية للندوات عبر الإنترنت، وترتيب المقالات، وتصميم صفحات المبيعات.
 

3- المدونة والتدوين المرئي (vlog ) والتدوين الصوتي (بودكاست)
 

- يحتاج مات بودنار مؤسس ومقدم البرنامج الإذاعي "علم النجاح"- وهو البرنامج الذي يتجاوز حجم تحميله المليون- إلى المساعدين الإفتراضيين لإنشاء صفحات بودكاست، ونشر جدول المقابلات.
 

متى يجب توظيف مساعد إفتراضي؟
 

- تنطوي الأعمال التجارية عبر الإنترنت على الكثير من المهام.

- يتضمن ذلك التسويق عبر البريد الإلكتروني، وإنشاء المحتوى وغيرها من المهام التي يتطلب إنجازها الكثير من الوقت، ولا يمكن لشخص واحد القيام بها.

- لذا من الضروري توظيف مساعد إفتراضي حين يشعر رائد الأعمال بزيادة الأعباء عليه، لأنه إذا قام بكل شيء بنفسه، لن يصمد لفترة طويلة، مما يعطل نمو الشركة.

ما الذي يمكن فعله للاستعداد لتوظيف مساعد إفتراضي؟
 

- يجب أولاً رصد الوقت الذي يقضيه رائد الأعمال في كل مهمة، وتحديد متوسط الوقت المطلوب لإنجاز كل مهمة.

- ثانيًا ينبغي عمل قائمة بأكثر المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً، وكتابة وصف وظيفي للمساعد الإفتراضي، مع مراعاة الدقة والوضوح وتضمين الأدوات والتطبيقات والبرمجيات التي يخطط رائد الأعمال استخدامها.

- تسجيل مقطع فيديو يتضمن قيام رائد الأعمال بالمهمة من البداية للنهاية، ووضع المقطع على الإنترنت كوسيلة تدريبية للمساعد الإفتراضي.

- هناك تطبيق مجاني يساعد على تسجيل مقاطع صوتية ومقاطع فيديو على أجهزة ماك وهو "Quicktime".