في عالم اليوم المعقد .. كيف يمكن للشركات إدارة فرق العمل الكبيرة؟

لم تعد أساليب الهيكل التنظيمي الهرمي تناسب الكثير من الشركات، لأن المؤسسات أصبحت كبيرة للغاية، ولم يعد من الممكن أن يتخذ شخص واحد فقط كل القرارات، لذلك تستخدم شركة "فورد موتور" أسلوب إدارة جديدًا، يعمل من خلاله الفريق كشبكة واحدة ذات وعي مشترك، ويمكن هذا الأسلوب كل عضو في الفريق من المشاركة في اتخاذ القرارات.
 

ويؤكد الجنرال الأمريكي ستانلي ماكريستال في كتابه "فريق الفرق: قواعد جديدة للمشاركة في عالم معقد" أهمية خلق الوعي المشترك، من خلال مشاركة المعلومات، وبناء علاقات حقيقية، وبناء الثقة بين أعضاء الفريق. وفيما يلي أبرز ما تناوله هذا الكتاب:

خلق وعي مشترك
 

- تعمل الفرق بكفاءة وفاعلية حين يثق أعضاء الفريق ببعضهم البعض، ويكون لديهم هدف مشترك، وهذا ما يُعرف بالوعي المشترك، في الماضي كان الموظفون في المصانع يُكلفون بمهام، يتعلمون مع الوقت كيفية إنجازها بإتقان، إلا أنهم لم يكونوا مضطرين لفهم سبب قيامهم بذلك، وهو ما يرجع إلى أن الإدارة كانت هي المسؤولة عن التفكير في كل الأمور.

- رغم ذلك فإن المنظمات في الوقت الحاضر باتت معقدة للغاية، ولا تستطيع الإدارة أن تفكر في كل الأمور وتتخذ كل القرارات بمفردها.
 

الفهم الشامل
 

- تحتاج المؤسسات في الوقت الحاضر أن يكون لدى كل فرد بها فهم شامل لعمل المنظمة، فوكالة الفضاء الأوروبية على سبيل المثال فشلت في عدة عمليات إطلاق صواريخ للفضاء، لأن دولاً عديدة تشارك في صناعة أجزاء مختلفة من الصواريخ، في حين نجحت كل دولة في صناعة الجزء الخاص بها بشكل جيد، إلا أنه عندما تم تجميع كل الأجزاء معًا؛ انفجرت الصواريخ.

- تجنبت وكالة "ناسا" هذه المشكلة من خلال جمع الشركات المصنعة معًا، حتى يفهم الجميع المشروع بأكمله. من أجل تجنب المشكلات الناتجة عن عدم فهم كل أعضاء الفريق لطريقة عمل المنظمة، يمكن إجراء اجتماعات أسبوعية مع فريق العمل كله.

- فأعضاء الفريق بحاجة إلى فهم الطريقة التي يفكر بها القادة، واستراتيجياتهم في حل المشكلات، ومن المهم أن يستمع القادة والمديرون للموظفين خلال الاجتماعات، وأن يطرحوا الأسئلة ليظهروا اهتمامهم بالأفكار المطروحة، وعليهم أن يتجنبوا قول التعليقات السلبية لأحد الموظفين أمام الآخرين، وفعل ذلك على انفراد، ومن المهم أيضًا طلب النصيحة والمشورة من الموظفين.

- كما يجب اختيار شخص ليقوم بتدوين الملاحظات خلال الاجتماعات، وتوزيع المهام على أعضاء الفريق.
 

فريق الفرق هو شبكة من مجموعة شبكات
 

- عندما يكون لدى الشركة عدة فرق لا يفهم أي منهم طبيعة عمل الفرق الأخرى، فحينئذ ستتنافس الفرق بطريقة سيئة لا تحقق أهداف الشركة، وإنما تخلق أجواءً سلبية في بيئة العمل، ويمكن تجنب ذلك من خلال تشجيع أعضاء الفرق على إقامة علاقات مع أعضاء الفرق الأخرى، ولا يحتاج جميع الأشخاص أن يعرفوا جميع أعضاء الفرق الأخرى، ولكن يكفي أن يعرف جميع الأشخاص فردين على الأقل من داخل الفرق الأخرى، ذلك سيساعد على تواصل الفرق مع بعضها البعض.
 

تدفق الأفكار
 

- تسعى فرق العمل دومًا للوصول إلى أفكار جديدة، من خلال العصف الذهني، ويساعد التواصل بين أعضاء الفريق الواحد، والتواصل بين أعضاء الفرق المختلفة، على تدفق الأفكار المتنوعة والجديدة، كما أن خلق الوعي المشترك يجعل أعضاء الفريق على دراية بما يجب عليهم فعله، لذلك من المهم تمكين الموظفين في هذه الحالة من التصرف، ومنحهم السلطة اللازمة لتنفيذ المهام.

- عندما يتم تمكين جميع الموظفين من التصرف دون الحصول على موافقة، فسوف يكونون أكثر حذرًا عند اتخاذ القرارات، ويمكن أن يرسل الأشخاص تقارير للإدارة لإعلامها بالمستجدات، لكن من ناحية أخرى لا يجب تمكين الموظفين دون خلق الوعي المشترك أولاً، وإلا فإنهم سيرتكبون الكثير من الأخطاء، التي قد يكون لها تأثيرات سلبية كبيرة على المؤسسة.
 

المصدر: بو جوردون