«الأوراق المالية»: 11 شرطاً لانعقاد مجالس إدارة الشركات «عن بُعْد»

حددت ١هيئة الأوراق المالية والسلع 11 شرطاً أساسياً لانعقاد اجتماعات مجالس إدارة الشركات المساهمة العامة، باستخدام وسائل التقنية الحديثة (عن بُعْد)، مع مراعاة أن يسمح النظام الأساسي للشركة بالمشاركة في الاجتماعات بهذه الطريقة.

وأوضحت الهيئة، في نشرة توعوية حصلت عليها «الإمارات اليوم»، أن هذه الشروط والضوابط إلزامية، وتتلخص في:

* يكون لمجلس الإدارة خيار تسجيل الصوت أو الفيديو لاجتماعات مجلس الإدارة.

* تتطلب اجتماعات مجلس الإدارة المُسجلة تصريحاً خطياً من جانب جميع أعضاء مجلس الإدارة.

* يجب أن تتوافر بالشركة المعدات الإلكترونية المطلوبة، ويجب اختبار هذه المعدات قبل عقد الاجتماعات.

* يقوم أمين سر اجتماعات مجلس الإدارة بالتنسيق، والتأكد من ما يلي:

- الاتصال بجميع الأعضاء للتأكد من حضورهم الاجتماع، إما شخصياً أو من خلال هذه الآلية.

- يجب على العضو الذي يحضر الاجتماع، من خلال هذه الآلية، أن يخطر أمين سر مجلس الإدارة بشكل كافٍ قبل الاجتماع، والتوقيع على استخدام تلك الآلية في الاجتماع.

- يجب إرسال جميع المستندات قبل أسبوع واحد على الأقل من انعقاد الاجتماع إلى جميع الأعضاء.

- يجب تسجيل محضر اجتماع مجلس الإدارة وحفظه.

- يجب على كل عضو من أعضاء مجلس الإدارة وأمين السر تقديم أنفسهم في بداية الاجتماع (لأغراض التسجيل).

* يجب في بداية الاجتماع على مستخدمي هذه الآلية تأكيد ما يلي:

- تسجيل صوتي وصوتي - فيديو واضح (حال استخدامه) لبقية الأعضاء الحاضرين شخصياً.

- تسلم جميع المستندات وجدول أعمال الاجتماع.

- تحديد نوع الجهاز المستخدم في الآلية.

* يجب على عضو مجلس الإدارة أن يذكر اسمه، إذا رغب في التحدث أثناء الاجتماع عند المداخلة أو التعليق أو التصويت.

*يكون عضو مجلس الإدارة في موضع يسمح له بالتحدث بصوت عالٍ وواضح. وفي حال رداءة التوصيل أو الانقطاع أثناء الاجتماع، يجب على أمين السر أن يكرر ما قيل أثناء مدة الانقطاع.

* في حالة التصويت، يجب على أمين السر أن يكرر الحديث مجدداً للتأكد من أن جميع الأعضاء قد سمعوا ما قد قيل قبل عملية التصويت.

* على أمين السر أن يُعد المحضر وأن يوقعه، وأن يرسل صورة منه إلى كل عضو من أعضاء مجلس الإدارة للاطلاع عليه وتوقيعه.

* تكون القرارات الصادرة في اجتماع مجلس الإدارة المنعقد من خلال تقنية الصوت أو الصوت والفيديو الحديثة صحيحة ونافذة إذا وافقت عليها أغلبية أعضاء مجلس الإدارة الحاضرين شخصياً، أو من خلال الحضور عبر أي من هذه الوسائل.

* يجب مسك سجل إلكتروني باجتماعات مجلس الإدارة ولجانه باستخدام الوسائل والتقنية الصوتية أو المرئية.

وأضافت الهيئة في نشرتها أنه ودون الإخلال بحكم البند (11) من المادة (36) من قرار مجلس إدارة الهيئة رقم (3) لسنة 2000، بشأن النظام الخاص بالإفصاح والشفافية، تكون الشروط والإجراءات التي يتعين الالتزام بها لإصدار قرار مجلس الإدارة بالتمرير ما يلي:

- موافقة أعضاء مجلس الإدارة بالأغلبية على أن الحالة التي تستدعي إصدار القرار بالتمرير، حالة طارئة.

- تسليم أعضاء مجلس الإدارة القرار مكتوباً خطياً للموافقة عليه مصحوباً بكل المستندات والوثائق اللازمة لمراجعته.

- يجب الموافقة الخطية بالأغلبية على أيٍّ من قرارات مجلس الإدارة الصادرة بالتمرير، مع ضرورة عرضها في اجتماع مجلس الإدارة اللاحق لاتخاذ القرار بالتمرير لتضمينها بمحضر اجتماعه، ومع ذلك تعتبر القرارات بالتمرير نافذة عند توقيع أغلبية أعضاء المجلس عليها.

- عدم اعتبار القرار بالتمرير اجتماعاً، ومن ثم يتعين الالتزام بالحد الأدنى لعدد اجتماعات مجلس الإدارة.